為了從糟糕的日子脫離,這裡有五件任務你可能不適合立即解決,所以這裡有如何推遲它們的小秘訣 (當然是禮貌和專業的)。如果無法推遲呢?也有一些建議,可以讓你從容地解決他們。
1.打重要的電話
客戶想聊聊他們即將進行的續約,或者潛在的合作夥伴想來談談一些想法。問題是,你已經落枕,把咖啡灑在身上,而且因為沮喪而即將尖叫--現在才9點。
※如果你能推遲的話
如果這不是很急,換句話說,這是你應該在本週某個時候進行的對話,但不一定是今天,請嘗試使用這些策略。關鍵不是要取消他們,而是要解釋你很忙 (一個小小的解釋,以獲得更有成效的對話),如果可以更改時間的話。
※如果你必須立即解決的話
特別是當你和客戶一起工作的時候,很難只用更改時間或透過電子郵件進行對話,所以你得解決這一切。
第一步: 給自己時間來複習筆記和關鍵句子。第二步: 盡量保持簡短和貼心的談話,如果你可以的話。
2.有一個高難度的對話
也許你今天的待辦事項清單裡有和你的同事有高難度的對話。如果你已經心情不好,幾乎是不可能壓抑你的情緒,並順利地談話。
※如果你能推遲的話
其實把這樣的事情推遲下來並不容易,也不是很建議這樣做。但在某些情況下,推遲會議,讓你在心理和情感上做好準備,才可以符合彼此的最大效益。
試著這樣說:
嗨,我知道我們今天有排定討論 (話題) 的內容,但說實話,我不確定我是否有清晰的思緒來討論這個問題。我想確保你得到最好的回饋,所以我想看看你是否可以延期我們的談話 (建議的改期時間]?如果在這段期間你可能需要什麼,請跟我說。
或者是:
我真的很想和你談談這件事。然而,今天是忙碌的一天,我想全神貫注地和你談話。我知道這並不理想,但我們能不能訂一個時間 (明天/這週)來確實解決這個問題。
※如果你必須立即解決的話
現實的工作世界是,有時你不能推遲困難的事情,即使是在糟糕的日子,而且,在某些情況下,長期這樣下來,這樣做只會傷害你和其他參與的人。
或者是:
我真的很想和你談談這件事。然而,今天是忙碌的一天,我想全神貫注地和你談話。我知道這並不理想,但我們能不能訂一個時間 (明天/這週)來確實解決這個問題?
※如果你必須立即解決的話
現實的工作世界是,有時你不能推遲困難的事情,即使是在糟糕的日子,而且,在某些情況下,長期這樣下來,這樣做只會傷害你和其他參與的人。
為了順利結束這個高難度的談話,在交流的時候,要先想想需要這個談話的原因,若是上司在你既有的沉重工作上再加一筆,你可以委婉的先解釋你目前的處境,並且隨時保持專業。
3. 回覆觸動你神經的郵件
就在事情不能變得更糟的時候,法務端的同事向你發了一封電子郵件,讓你陷入了困境。或是你的老闆剛剛回你電話,是關於你送去的報告,他們的拖延和簡短的回覆讓你很緊張。
※如果你能推遲的話
幸運的是,大多數電子郵件並沒有那麼緊急。如果是的話,這個人可能會大聲說出來,或者安排緊急會議。所以也許給自己一天 (甚至只是幾個小時) 冷靜下來。如果你覺得有必要在完全回覆之前,先寄一封郵件,可以參考一下幾句話。
1. 我會在{某個確切時間前}回覆
2. 我會在最後期限內將事情處理好
3. 我想交由一個目前不在辦公室的同事來處理
※如果你必須立即解決的話
假設很緊急,電子郵件的好處在於你在發送前可以修改內容。
首先,盡你最大的努力去制訂一個適合的應對措施。然後,設為草稿,幾分鐘後再來看看是否可以。你也可以由朋友或同事來檢查,確保在發送之前聽起來不會太過牽強。
4.下決定
有人在等你決定預算或者是提議。你現在怎麼可能做出這樣的決定呢?
※如果你能推遲的話
同樣,當一些事情並不緊急的時候,延長最後期限可能是明智的,這樣你就能為每個參與的人作出最好的決定。如果你這樣做,你會想讓任何等待的一方知道你正在處理,並承諾在特定的時間,特定的日子會回覆,這樣每個人的期望會是一樣。
※如果你必須立即解決的話
當你有疑問的時候,可由合作廠商來順一遍你的想法,以獲得一些第三方的視角。或是給自己一些時間,理清所有想法,給自己一些回饋。
5.提交或完成重要任務
到今天結束的時候,你的經理希望你能提出一個重要的書面建議。但隨著你的一天開始變得低落,你相信你不會在那之前,給出優秀的提議,當然也不會有一個明星產品出現。
※如果你能推遲的話
如果你需要延期,在回覆信件中,可以包含一些內容,讓事情更順利地進行。
1. 負責任
2. 提供一些資訊
3. 制訂新的到期日
4. 保證同樣的情況不會再次發生
※如果你必須立即解決的話
你可能會盡可能要努力讓一切都能達到最好,用不同視角去處理,可能會更好,像是先休息一下,再以全新的觀點處理。告訴你的主管,雖然已經做完了,但這不是你最好的成品,你的主管可能會給你更多的時間來修改,而無需你明確地要求。
記住: 這個任務可能不會是你的驕傲和快樂,但這只是曇花一現,未來你將有很多機會可以再來證明自己,並完成更優秀的任務 (而且你應該計畫這樣做)。
度過特別糟糕的一天不是非常容易,特別是當你不得不面對這些殘酷的情況時。要記住的重要一點是,希望這樣糟糕的情況並不時常發生,這代表著你可以確信,在大多數情況下,這些問題會更容易處理。