根據Adobe Blog最近的一項調查顯示,人們說他們在電子郵件中看到過最煩人的一句話是:「不確定你是否看到了我上次的電子郵件......」
如果你也點頭表示,並也認為無法忍受別人這樣說,那麼你的想法是正確的。當別人是被動的時候,在電子郵件或任何地方,沒有人喜歡這句話。雖然這句話的意圖是無害的,讓這個人對先前的電子郵件作出回應,但最終會變得煩人,讓人感到不受信任。此外,不太可能讓這個人會想要去回應。
那麼如何以正確的方式追蹤電子郵件的進度呢?以下是一些更適合的句子:
1.「由於快到我們的截止日期/完成進度,煩請您在[截止日期]前給答案。」
不要一直圍繞著其他話語,像是「不確定你是否看到我的上一封電子郵件,但真的蠻重要的,你應該看一下,因為......。」而是直接切入主題。
從這個人身上你需要什麼?什麼時候要?為什麼?透過直接的方法和給出理由,如此以來基本上別人不可能忽視你(特別是如果副本一些其他人,並且可以看到你的請求)
2. 「我知道你很忙,但我想知道你的想法/專業知識,並且需要在[截止日期]前得到答案。」
這個版本比前一句更有禮貌。這表示你明白這個人已經被其他事情給淹沒了,但你也很重視他們的意見(奉承從不會造成傷害),並且非常珍惜他們(快速)的回應。
3.「請讓我知道答案,因為我們要在[截止日期]前選出[選項1]或[選項2]。」
這個句子非常具體,讓人的選擇變得更加容易。他們不是回覆自己的答案,而是從兩個中選擇一個(如果有多個選項,則選擇三個或四個),並且你可以選擇一個明顯的解決方案。
當然,成功的追蹤進度電子郵件需要的不僅僅是這些短句。本文是概述了讓人們做出回應的關鍵,包括使用的信件主題,並在人與你的需求之間建立明確的聯繫。
無論如何,我們都可以在工作中更加前進,它只會使我們的互動(和電子郵件)變得更強大。