無論你已經是管理階層職位還是想成為管理階層職位,溝通技巧對你的工作效率至關重要,因此也會是你事業成功的關鍵。只是能夠為你的團隊提供一個想法,並不一定代表著你以最有效的方式做到這一點。你需要考慮幾個因素,以確保你不僅僅是在工作中獲得想法,而是你有提供訊息並參與專業溝通過程。如果你目前是經理,這些溝通技巧可以幫助你在工作中更有效;如果你希望晉升到管理職位,那麼就盡可能地與你的同事一起實踐這些想法。
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肢體語言:
你可能認為你正在與你的員工進行清楚且直接的溝通,但如果你的肢體語言與你所說的不符,你可能會傳遞不明確的訊號。你在告訴稱讚某人的專案做得很好時,邊閱讀報告或撰寫電子郵件時,可能會讓你變得言不由衷。你的員工甚至可能會覺得你在貶低他們。在與員工或團隊同事交談時,確保你有使用適當的目光接觸,不要分心,並且你的姿態從容大方。你的員工明白你很忙,但當他們看到你真的花時間與他們交談時,真心稱讚他們或在他們不明白的時候提供幫助,這會加深他們對你的尊重。
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不同的溝通風格:
重要的是要認識到每個人的溝通方式不同。根據年齡、性別和性格類型的不同,某些表達方式可能對不同的員工所釋出的意義不同。要知道如何在個人層面上與員工進行最有效的溝通是需要時間,但這是值得的。一名員工可能非常善於通過電話或電子郵件接受指示,而另一名員工可能需要與你面對面交談。意識到這些差異,將有助於提高員工的工作效率。
嘗試衡量員工之間的溝通方式,不同的團隊傾向於以不同的方式溝通。以這種方式調整你的指示,將有助於確保彼此了解並避免溝通失誤。我們最近與一位職位是行銷主管的客戶合作。他的廣告創意想法激盪模式(寫下來並思考它們,然後在簡報中展示)的風格與他的老闆的思考模式(喜歡在白板上集體討論想法)有很大的不同,這會導致持續性的摩擦,甚至影響他的表現評論。他承諾會透過與老闆交談,解釋他的風格,並找出他們如何取得共識,及如何識別新想法來改變這種模式。
◆ 成為一個好聽眾:
成為一個有效率的溝通者包括傾聽他人。你希望自己是平易近人,因此請確保當你的員工與你談話時,你有認真在傾聽。如果他們在有困難的時候找你,請跟他們說:「我真的想認真和你討論這件事,但我現在必須先處理另一件事。你能在一小時內到我的辦公室去嗎?」這讓他們知道他們所說的內容,對你來說很重要,同時不會分散你處理當前任務的注意力。請記住,如果你告訴他們可以來你的辦公室,你應該要確保自己的時間允許。
◆ 知道什麼時候該溝通:
確定與員工溝通的最佳時間。有時事情是有時間性,需要立即解決,但如果不是這樣,請確定你的員工何時最有可能接受你所說的話。例如,如果你需要為團隊分配一項新任務,最好是在午休時間或在他們重新回到辦公室後告知他們嗎?團隊會議最好在下午疲憊到來之前,擬定於下午2點舉行或者中午會議會更合適嗎?
◆ 知道使用什麼方法:
某些消息適用於簡單文字訊息,其他消息則需要發送電子郵件或面對面地處理問題。這看起來很顯而易見,但有時對於忙碌的經理而言,在前往會議時發送文字訊息似乎更容易。有時這可能是提醒團隊解決某個問題的有效方法,但情況並非總是如此。請記住,當事物作為書面訊息發送時,你所寫內容的含義可能會被扭曲。因此,如果你需要說的話多於幾句話,請不要發送文字訊息。接下來,確定是否可以通過電子郵件簡潔讓人理解。最後,如果這是一個更個人化的問題,例如不得不讓某人離開,傳遞敏感的訊息或是給某人升職,那麼就需要面對面傳達消息。